Les Éditions Infopresse choisissent Google Apps pour développer la collaboration entre ses équipes

L’entreprise Les Éditions Infopresse est un groupe de presse situé à Montréal. Créé en 1985, Infopresse publie une vaste gamme de produits destinée aux industries des communications et du graphisme du Québec et du Canada. L’entreprise compte plus de 50 employés.

Défis

En tant que société en pleine expansion et où les employés travaillent souvent à distance, le groupe Infopresse avait besoin d'une infrastructure sécurisée, fiable et flexible, capable de s'adapter aux besoins de l’entreprise. "La gestion de différents systèmes devenait un problème complexe, fastidieux et coûteux. Étant dans le domaine de la publicité et des communications, nous nous devions d’avoir une plate-forme à la hauteur de l’évolution de notre secteur", a commenté Mme Angers, directrice web et informatique d’Infopresse. Les multiples avantages de la suite Google Apps ont vite convaincu la direction d’adopter ces outils au quotidien.

Solutions

Infopresse était à la recherche de solutions qui permettraient d'éliminer la complexité de son infrastructure technologique. Un utilisateur enthousiaste personnel de Gmail depuis 2004 a vu une occasion d’introduire Google Apps dans l'entreprise. En changeant pour Google Apps, les employés d’Infopresse peuvent bénéficier d’un espace de stockage 25 fois plus important en plus de consacrer moins de temps à gérer les archives et les sauvegardes. Ils profitent également d’une synchronisation en temps réel avec leurs appareils mobiles.

La migration était organisée en collaboration avec les employés d’Easycloud qui ont apporté leur soutien et leur expertise du système Google Apps. Cette collaboration a été fructueuse et s'est appuyée sur les outils collaboratifs Google, tels que les agendas et les documents partagés. La mise en place d’un site intranet Google Sites a aussi aider au déploiement et la formation des employés de l’entreprise.
Le support a été mis au point par Easycloud auprès des administrateurs d’Infopresse qui reçoivent et traitent les demandes. Par la suite, Easycloud intervient en tant qu’expert lorsque nécessaire.

Avantages

En plus d’économies importantes, Google a permis aux Éditions Infopresse d’apporter des améliorations significatives dans les pratiques de travail. Les employés peuvent maintenant accéder à leurs travaux à partir de n'importe quel endroit avec un simple accès à Internet et travailler ensemble sur la création de documents grâce aux fonctions collaboratives de Google Docs. Ce dernier permet aussi aux employés de créer, d’accéder et de modifier des documents, des chiffriers et des présentations sans avoir à sauvegarder et à envoyer plusieurs versions. Cela permet aux équipes de collaborer sur des projets, indépendamment de leur localisation géographique et de garder la trace des différentes versions.
Les dirigeants d’Infopresse ont maintenant un environnement de communication incroyablement flexible qui permet de nouvelles perspectives commerciales. Les clients et les employés peuvent se rencontrer virtuellement et participer à distance à des présentations.

"Pour atteindre le même niveau de fonctionnalités que j'ai actuellement avec Google Apps, l'entreprise aurait dû allouer un budget supplémentaire beaucoup plus important” selon Mme Angers.